سياسة جمع التبرعات
الإصدار الأول 2023م
مقدمة:
الحمدلله والصلاة والسلام على رسول الله محمد وعلى آله وصحبه وسلم :
هذه سياسة جمع التبرعات بجمعية رؤى السياحية،
تم اعتمادها في محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم (08)
يوم الأحد تاريخ 13/ 05/ 1445هـ الموافق 26/ 11/ 2023م.
التعريفات :
· التبرع: تقديم الدعم المادي أو العيني للجمعية وبرامجها ضمن الأنظمة والسياسات المعمول بها في المملكة العربية السعودية والمركز الوطني للقطاع الغير الربحي واللوائح الداخلية للجمعية.
· السياسة: سياسة التبرع المعتمدة من إدارة الجمعية.
· متجر زمزم: متجر إلكتروني خاص بقنوات الدعم للجمعية وبرامجها ومشاريعها وفق تصنيفات متعددة تلبي احتياج الداعمين والمستفيدين.
· البرامج السياحية: البرامج المنفذة ضمن الخطط التشغيلية للجمعية والمهتمة بالجانب السياحي والسياح.
· خدمة المتبرعين: قسم داخل الجمعية تعنى بالاهتمام بالمتبرعين وخدمتهم ومعرفة آرائهم وتلبية متطلباتهم حسب اللوائح والأنظمة المعمول بها.
· الفروع: مقرات متكاملة تمثل الجمعية نظاماً وتحقق ذات الأهداف التي نشأت من أجلها الجمعية بموجب النظام الأساسي للجمعيات واللائحة التنفيذية الصادرة عن المركز الوطني للقطاع الغير ربحي.
· المكاتب التعريفية: مكاتب للتعريف بالجمعية وبرامجها ومشاريعها سوف تكون لاحقاً إن شاء الله، سوف تنتشر في النطاق الجغرافي لخدمات الجمعية.
أهداف الوثيقة:
1- تسيير الأعمال وفق منهجية واضحة وموثقة ومعتمدة.
2- توضيح الأساليب والطرق المعتمدة في استقبال التبرعات.
3- بناء مرجعية متكاملة لإدارة التبرعات في الجمعية.
الفئة المستهدفة:
· الجمعية العمومية
· مجلس الإدارة
· العاملون في قسم تنمية الموارد المالية.
· قسم المالية.
المادة الأولى: التبرع ( ضوابط وآليات )
1- تصدر جمعية رؤى السياحية لكلِّ موظف يعمل لديها في جمع التبرعات هوية توضح فيها بياناته، وذلك لتسهل على المتبرع التعرف عليه بشكل نظامي رسمي.
2- عند التبرع يتم تحرير إيصال استلام رسمي يستلمه المتبرع بقيمة التبرُّع ونوعه أياً كانت القيمة.
3- على المتبرع مراجعة بيانات إيصال الاستلام الرسمي، والتأكد من صحة البيانات المذكورة قبل مغادرة مقرِّ التبرع.
4- يُسَكن التبرع في قسم المالية فيما خُصص له من قبل المتبرع في برامج الجمعية السياحية المحددة والمعتمدة حسب خططها، ويصرف بناء على ذلك .
· أولاً: أنواع الإيرادات:
1 ــ النقدية.
2 ــ الشبكة.
3 ــ تحويلات البنكية ( تبرع عام + رجال اعمال و سيدات اعمال + المتجر الالكتروني+ المنصات) .
4 ــ الشيكات.
5- الإيرادات العينية.
· إيرادات النقدية:
ايداعات نقدية في المقار الرئيسية:
- يتم التحصيل النقدي في المقرات الرئيسية فقط.
- يتم إيداع المبالغ النقدية مرتين في الأسبوع لدى البنك وفي حالة وصول المبلغ الى 5000 ريال وأكثر يتم ايداعه بشكل فوري.
- لا يتم الصرف من الإيرادات المحصلة في أي حال.
· الشبكة:
إيرادات نقاط البيع (شبكة ـ مدى ـ فيزا ـ ماستر كارد): -
- تقوم قسم تنمية الموارد المالية المتمثلة بإرسال ملخص لبيانات الموازنة بشكل يومي عن طريق البريد الإلكتروني.
- يتم تحديد سندات التبرع و ارسالها بالبريد الالكتروني بصيغة pdf (المتعلقة بالموازنة )كمرفق مع نفس الجدول اعلاه مع التأكد من مطابقة إجماليات الموازنة مع إجمالية الكشف المرفق .
- يتم حفظ جميع المستندات و ارشفتها في تنمية الموارد المالية ، وسيتم طلب نسخ منها اذا استدعت الحاجة لذلك بعدم المطابقة مع البنك .
- أي ملاحظات ممكن قيدها في البريد الالكتروني اليومي المرسل .
- التوقيع على الفيزا وماستر كارد (البطاقة الائتمانية).
- يتم سحب الموازنة من أجهزة نقاط البيع بشكل يومي من كل جهاز قبل الساعة 12 ليلا حتى التي لم تتم عليها عمليات.
· إيرادات الحوالات البنكية : -
- تعبئة متابعة حوالة بنكية بموجب نموذج خاص .
- اعتماد إدخال الحوالات في نظام التبرعات.
· الشيكات: -
- اعتماد إدخال الشيكات في نظام التبرعات.
- تسجل بيانات الشيك (الاسم ،المبلغ ،البنك، رقم الشيك) في النظام.
- يتم الاعتراف بإيرادات الشيكات الواردة بتاريخ ايداعها في البنك.
- يشترط البنك (كتابة الشيك بخط واضح ـ وعدم القشط او التعديل في الشيك ـ مدة صلاحية الشيك 6 شهور ـ مطابقة التوقيع مع صاحب الشيك).
المادة الثانية :حقوق المتبرع
1. يحق للمتبرع أن يعرف تاريخ بدء المشروع المدعوم ومدة إنجازه المتوقعة .
2. تزويد المتبرع لمن دعمه أكثر من ( 50.000 ) ريال بتقرير عن أثر تبرعه ومساهمته في البرنامج المدعوم.
3. زيارة الجمعية والاطلاع على سير العمل في برنامجه المدعوم والجمعية بشكل عام .
4. توقيع عقود الشراكة حسب الأنظمة واللوائح والخطط المعتمدة في الجمعية وآلياتها في الشراكات .
المادة الثالثة: طرق وآليات التبرع
1. التبرع عن طريق متجر رؤى الإلكتروني ruaatourus.sa .
2. التبرع عن طريق (التحويل ) البنكي لحسابات الجمعية بالبنوك مباشرة .
3. التبرع عن طريق (الإيداع) في حسابات الجمعية بالبنوك .
4. التبرع النقدي داخل مقر الجمعية الرئيسية ( مكتب الجمعية )
5. التبرع عن طريق اصدار الشيكات باسم جمعية رؤى السياحية الأهلية .
8. تستقبل الجمعية التبرعات العينية وتسجل في دفاترها الرسمية وتثمن بناء على المعتمد بالجمعية .
تتبنى الجمعية كل القنوات والوسائل الممكنة والمتاح الوصول إليها بشرط أن تكون وسيلة رسمية وتحقق للجمعية طريق أفضل لوصول المتبرع والتبرع .
المادة الرابعة : معلومات المتبرع :
• توفير الاسم وفقاً لبيانات الهوية/السجل المدني مع رقم الهاتف الجوال أو الثابت كحد أدنى .
• توفير العنوان كاملاً قدر الإمكان (منزل-عمل-ص.ب) لتسهيل عملية توصيل التقارير الدوريَّة.
• توفير البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الأخرى لتعزيز التواصل، والسرعة في إيصال التقارير الدورية ومنجزات الجمعية وغيرها.
جميع البيانات المتعلقة بالمتبرع تتمتع بسرية تامة وهي محفوظة بخصوصية ولايتم توظيفها إلا فيما يخص أعمال الجمعية ورسالتها في المجتمع.
المادة الخامسة: التعديل على التبرع:
1. التعديل بناءً على رغبة المتبرِّع:
لأسباب قانونية وإجرائية قد يتعذَّر إجراء التعديل على لائحة البرنامج الموضٌح بها بيانات البرنامج المدعوم والمتبرِّع لذلك فإن التغيير ينعقد له لقاء يتفق فيه الطرفين على مقدار ونوع التغيير فيما لايسبب اضرار بمصالح الجمعية وبرامجها.
2. استرداد مبلغ التبرع:
في حال سداد مبلغ التبرع والبدء بتنفيذ المشروع المخصص لذات التبرع فإنه يتعذر استرداد المبلغ وذلك بحسب سياسات جمعية رؤى السياحية.
جميع التبرعات يتم تقديمها طواعيةً، جميع التبرعات ستصل إلى مستحقيها وغير مسترجعة إلا إذا تحقق السبب التالي:
أولاً / سياسة الاستبدال:
ان سياسة الاستبدال في الجمعية تقتضي التقدم بطلب مكتوب للجمعية يتم توضيح رغبة المتبرع في استبدال التبرع من مشروع لأخر بين مشاريع الجمعية وفرص التبرع المنشورة على منصة التبرع وذلك خلال 24 ساعة من عملة التبرع.
ثانياً/ سياسة الاسترجاع:
تخضع سياسة الاسترجاع للضوابط الشرعية المعمول بها في المملكة العربية السعودية والتي تقتضي ما يلي:
1- يمكن الاسترجاع للمبالغ التي تم تحويلها للجمعية عن طريق الخطأ.
2- يتاح استرجاع التبرعات خلال يومين عمل من عمل التبرع شريطة أن لا يكون التبرع مرتبط بمشروع يتم تنفيذه في لحظة التبرع لاحتمالية صرف التبرع ضمن المشروع.
3- لا يمكن استرجاع التبرعات المرتبطة بالأوقاف أو الزكاة.
4- عند الرغبة في الاسترجاع يجب التقدم بطلب مكتوب لإدارة الجمعية موضحاً فيه مبررات الاسترجاع خلال مدة لا تزيد عن يومين عمل.
5- يتم الإرجاع بالطريقة المناسبة (على نفس وسيلة الدفع التي تمت منها عملية الدفع) وبحسب ما تراه الجمعية، وفي غضون فترة ثلاثين يوماً من تاريخ توفير البيانات التي تطلبها الجمعية، مخصوما منه أي مصروفات أو رسوم اقتطعت من المبلغ في عملية التبرع، أو تكون لازمة لعملية الإرجاع.
ملاحظة : للجمعية الحق الكامل في رفض إعادة الأموال للمتبرع إذا تبين وجود تحايل وسوء نيه من المتبرع أو أن التبرع تم بالنيابة عن طرف آخر .
المادة السادسة: احكام عامة متعلقة بالتبرع
شكر المتبرع:
تقوم الجمعية- بعد استلام التبرع - بتوجيه خطابات ورسائل شكر وسندات إليكترونية وفقا لسياستها للمتبرعين عبر قنواتها المتعددة في الوصول للمتبرع لبيان وسلامة الصورة الذهنية عند المتبرع وإشعاره بأن دعمه يوضع في مكانه الصحيح.
أوقات استقبال التبرعات :
للجمعية حالياً مكتب بمدينة مكة المكرمة، يستقبل تبرعات المحسنين من الساعة الثامنة صباحاً وحتى الساعة العاشرة مساء، أما التحويلات البنكية خلال (24) ساعة متاح.
تحدث السياسة كل عام وفقا للمستجدات المعتمدة من إدارة الجمعية.
يعتمد رئيس مجلس إدارة
جمعية رؤى السياحية